湖北大学学术委员会议事规则
第一章 总 则
第一条 为了规范湖北大学学术委员会（以下简称校学术委员会）行使决策、审议、评定与咨询等职责权限的程序，提高议事效率，保证各项学术事务有序开展，根据《高等学校学术委员会规程》《湖北大学学术委员会章程》，结合学校实际，制定本规则。
第二条 学校学术委员会的会议形式主要包括全体委员会议、主任委员会议和专门委员会议。根据工作需要，校学术委员会可以授权主任委员会议处理相关学术事务、授权专门委员会处理专项学术事务，履行相应职责。
第三条 校学术委员会全体委员、主任委员会议议事范围为《湖北大学学术委员会章程》规定的学术委员会职责权限所规定事项。各专门委员会会议议事范围根据各专委会章程执行。
第二章 会议议题
第四条 拟提请学术委员会讨论事项和议题需经提议部门或提议人申报，经分管该事务的校领导同意，校学术委员会主任委员会议（或主任委员）确定，并明确会议形式。已经确定的议题原则上不能增减。遇特殊情况需要增减议题，须经与会1/3以上委员同意。
第五条 提议部门或提议人必须事先就提议事项进行深入细致调研、论证和协商，并于会前以书面和电子形式提供审议材料及支撑材料，否则不予审议。
第六条 由提议部门或提议人填写《议题提报表》（见附表）并附审议材料，经分管校领导审批后，至少提前7个工作日交校学术委员会秘书处审核。由校学术委员会秘书处送呈校学术委员会主任，或提交主任委员会议确定。
第三章 会议组织
第七条 校学术委员会全体委员会议实行例会制度，时间一般安排在每年清明节假期后的第二个工作日及国庆节假期后的第二个工作日。根据工作需要，经校学术委员会主任委员或校长提议，或者1/3以上委员提议，可以临时召开全体委员会议，商讨、决定相关事项。主任委员会议、专门委员会议可根据需要随时召开。对于特急议题，24小时内组织召开会议；紧急议题，三个工作日之内组织召开会议；一般议题，一周之内组织召开会议。
第八条 全体委员会议成员为校学术委员会委员，主任委员会议成员为校学术委员会主任、副主任委员及各专门委员会主任、副主任委员。校学术委员会主任委员负责召集和主持校学术委员会会议及主任委员会议，各专门委员会主任委员负责召集和主持各专门委员会会议。必要时，可以委托副主任委员召集和主持会议。
第九条 根据工作需要，可邀请校领导或者相关职能部门负责人到会通报学校有关情况。可根据议题设立旁听席，允许相关职能部门负责人、教师及学生代表列席旁听。
第十条 校学术委员会全体委员会议、主任委员会议、各专门委员会会议须有2/3以上委员出席方可召开。
委员有下列情形的，可从应到委员的基数中扣除：
（一）按校学术委员会章程规定回避的委员；
（二）在国外或港澳台地区出差及访学，不能出席会议的委员。
第十一条 校学术委员会秘书处负责全体委员会议、主任委员会议的组织工作，各专门委员会秘书处负责专门委员会的组织工作。在会议召开前负责将会议议题及时间、会议材料送达参会委员，以便委员安排工作，准备意见。
第四章 议事程序
第十二条 会议实行一事一议制度。议题的审议形式和表决方式由会议主持人在会议召开时，审议和表决议题前确定；议题汇报人按规定时间发言，就议题作简要说明，并回答委员提问；参会委员就议题充分发表意见或表决；会议主持人归纳集中委员意见、宣布决议。
第十三条 议事决策实行少数服从多数原则，重大事项应当以出席会议委员的2/3以上同意，方可通过。表决的事项需进一步调查时，可暂缓表决。未出席会议委员不能提前投票和委托他人投票。遇有紧急事宜需要表决时，校学术委员会主任可决定进行通讯投票。
审议决定或评定事项一般应当以无记名投票方式做出决定，也可根据事项性质，采取实名投票方式。
第十四条 会议列席人员在讨论相关议题时入场，汇报或讨论完毕后退场。
第十五条 会议决议事项、表决结果应当场公布，所作决议由会议主持人签署后并根据相关规定，若需公示，则进行公示，公示期一般为3天。在公示期内如有异议，经1/3 以上委员同意，可召开全体委员或主任委员会议复议，经复议的决定为终局结论。
需要送达的决议，应当在会议决定做出后5个工作日内向相关单位或个人送达。
第五章 会议督办
第十六条 校学术委员会秘书处安排专人负责全体委员会议、主任委员会议的签到、记录等工作，各专门委员会秘书处安排专人负责各专门委员会的签到、记录等工作，并分别对会议决策事项、出席委员及其意见、表决情况、结论等内容，应有完整、详细记录，会后形成会议文件。会议文件包括会议决议、决定和纪要。全体委员会议、主任委员会议及各专门委员会议文件经校学术委员会或主任委员会议审议、批准后，由校学术委员会主任签发。
各专门委员会的会议纪录、文件材料等由各专门委员会秘书处于会后5个工作日内提交校学术委员会秘书处备案。
第十七条 校学术委员会秘书处及各专门委员会秘书处应根据会议决议、决定和纪要及时向有关部门、个人传达会议精神，对会议决定的落实情况进行跟踪，并及时向校学术委员会或主任委员报告落实情况。
第十八条 校学术委员会应当建立年度报告制度。年度报告应提交教职工代表大会审议。校长应当就学术委员会有关意见、建议的采纳情况做出说明。
第六章 纪律要求
第十九条 会议审议的有关事项，做出的决定，适合公开的依据有关规定及时公开，对需保密的和尚未正式公布的会议决定，与会人员必须严守保密制度，不得泄露。
第二十条 会议议题与委员本人及其配偶和直系亲属有关，或者具有利益关联的，相关委员应当回避。
第二十一条 校学术委员会委员及各专门委员会委员一般不得缺席会议（含通讯评议），确实因故不能出席会议或参加通讯评议时，应在会前通过校学术委员会秘书处或各专门委员会秘书处向学术委员会主任请假并说明事由。一学年累计两次无故缺席或不反馈通讯评议，或者半年不能参加有关会议的，经全体委员会议或主任委员会议讨论决定，报请校长解除对其聘任。
第七章 附则
第二十二条 本议事规则由校学术委员会会议或主任委员会议审议通过，自印发之日起实施。
第二十三条 本议事规则的修订须由校学术委员会会议或主任委员会议同意，并经校学术委员会或主任委员会2/3以上委员通过后方为有效。
第二十四条 本议事规则由校学术委员会负责解释。
