湖北大学印章管理办法（试行）

 

校党办字﹝2014﹞36号

 

第一章 总  则

第一条  为进一步规范学校各级各类印章管理，切实保障学校的合法权益，根据《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理办法》（国发〔1999〕25号）、公安部《印章治安管理办法》以及相关法律法规，结合学校工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所指印章包括学校党委印章、学校行政印章（含学校行政钢印），学校各职能部门、直属科研机构、非常设机构印章，学院、直属单位党政印章，冠以“湖北大学”名称的财务、招生、采购、基建、科技等业务、合同专用章，以及校领导个人名章。

第三条  学校办公室是学校印章的综合管理部门，负责印章的刻制、启用和停用，负责学校党政印章和校领导个人名章的使用管理，并监督校内各单位（部门）印章的使用管理。学校各单位（部门）、非常设机构、业务专用章所属部门负责本单位（部门）印章的管理使用。各单位（部门）主要负责人是本单位（部门）印章管理第一责任人。

第二章  印章的刻制、启用

第四条  学校党政印章由上级主管部门核定、刻制。

第五条  印章刻制申请：

（一）各单位（部门）刻制印章，一般通过办公自动化系统向学校提出申请，并由本单位（部门）主要负责人签署意见。因业务需要或组织变更需刻制印章的，须提供学校或上级有关部门批准成立（调整）该机构的文件。

（二）学校办公室负责审核印章刻制申请，并报请相关校领导审批。获批后，方能刻制印章。

（三）校领导如需刻制个人名章，本人亲笔书写后，交由学校办公室办理。

第六条  印章刻制：

（一）印章由学校办公室按照国家有关规定确定形式、规格、材质，到经公安部门核准的刻章单位统一刻制。任何单位（部门）和个人不得私自刻制公章。

（二）各类公章同一时期只能刻制1枚。

第七条  印章启用：

（一）校内各类公章在学校办公室办理备案登记手续后方能启用、生效。

（二）学校办公室建立印章刻制登记制度，对所刻制的印章进行登记、拓具印模、注明启用时间，并定期将登记记录移交档案馆存档。

（三）备案登记人员不得擅自将印章启用日期及印模告知无关人员。

第三章 印章的日常管理

第八条  各单位（部门）须将印章存放在符合安保要求的地点妥善保管。印章须认真保养，确保印文清晰。

第九条  各单位（部门）须指定专人负责管理使用印章。印章管理人员变动时，应做好印章、用印记录的交接工作。

第十条  印章原则上应在指定的办公室内使用，不得随意携带出单位（部门）使用，印章不能脱离印章管理人员的监管。

第十一条  印章若遗失、被抢或被盗，责任单位应在第一时间向学校办公室和保卫部（处）说明情况，并向相关校领导报告。根据上级有关规定声明作废后，按照本办法相关条款重新办理申请、刻制、启用等手续。

第四章  印章的使用

第十二条  印章的使用范围；

（一） 学校党政印章按照国家和省委省政府有关规定，由上级主管部门正式批准、刻制给予学校使用，体现学校的权力、凭信和职责，可对内、对外使用。

1.中国共产党湖北大学委员会印章用于以校党委名义印发的各类公文，对外报送的各类报表、材料，入党志愿书，出国政审材料，党委介绍信等以学校党委名义批准的材料和凭证。

2.湖北大学印章用于以学校名义印发的各类公文，对外报送的各类报表、材料，以学校名义签订的合同、协议书、意向书，学校颁发的各类证件、证书、聘书，各类科研项目、基金、专利、成果的申报书、任务书，以及出国审批、海关免税、物资采购、基建报批等须以学校行政名义批准的各类材料和凭证。

3.湖北大学钢印用于学生毕业证书、学位证书、毕业证明书、学位证明书、结业证书、肄业证书，教师证、专业技术职务证书、工作证、学生证、退休证等证书的照片压印。

（二） 校领导个人名章用于有关证书、聘书、报表、合同、协议、责任书、任务书、委托书、申报表、审批表以及以校领导名义签发的信函、校领导本人授权同意的其他材料等。

（三） 业务专用章用于相关职能部门履行某一职责，办理专项业务。不代表学校或部门的权力和凭信，只能用于印章指定的业务范围。

（四） 校内各职能部门、直属科研机构、非常设机构印章和学院、直属单位党政印章用于本单位（部门）职责范围内的公务、本单位内部事务、向学校领导呈报的请示报告、与校内各单位及校外对口单位联系工作等。对外使用时不具有独立法人资格，不得代表学校对外使用在请示、报告和具有证明性的文书上，也不得代表学校对外签订合同、协议。

第十三条 印章的使用程序；

（一）使用学校党政印章须履行审批程序：

1.用印单位（部门）提出申请并审核。用印单位（部门）一般通过办公自动化系统申请用印，并上传用印材料。用印单位（部门）职责范围内的常规用印材料，经单位（部门）主要负责人审核同意后，学校办公室用印。

涉及教职工或学生个人有关事项需用印的，根据内容由相关单位（部门）负责核准并提出申请。

2.相关单位（部门）会签。用印材料若涉及多个单位职责范围时，须由相关单位（部门）主要负责人会签。具有法律效力的合同、法人代表委托书及其它契约类文书等材料用印的，须由法律顾问室主要负责人会签。

3.校领导审批。涉及学生录取通知书、毕业证书、学位证书、肄业证书、专业技术职务证书、聘书、人事任免、贷款还款、大额资金进出、基建项目、大额国有资产处置、对外签署的合同（科研合同除外）等内容的重要用印材料，经用印单位（部门）主要负责人审核后，学校办公室还须报请相关校领导审批，批准后方可用印。

（二）校领导个人名章的使用，除校领导本人同意可直接用印外，按前款程序办理。

（三）学校各职能部门、直属科研机构、非常设机构印章和学院、直属单位党政印章以及业务专用章的使用，由用印单位（部门）相关工作人员提出申请，报单位（部门）主要负责人审核同意后用印。

第十四条 印章管理人员须本人司印，不能随意委托他人代为司印。司印前应认真审阅有关材料，核对无误后方可用印。凡有以下情形之一的，印章管理人员应拒绝用印：

（一）用印材料内容有误或批准权限不当的；

（二）未经单位（部门）主要负责人审核或校领导审批同意的；

（三）个人直接办理的；

（四）非本校教职工、学生或与本校工作、业务无关的。

第十五条  印章管理人员加盖印章要规范。印章应盖在落款机关名称和成文日期中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，印文要求端正、清晰。加盖的印章名称必须同落款机关名称一致。经批准使用代章的，应在落款机关名称之后标明“代”字。不得在空白材料上加盖印章。

第十六条  印章管理人员要做好用印登记，记载用印单位、用印日期、内容摘要、用印名称、用印数、承办人、批准人等信息。用印登记记录应妥善保管或定期移交档案馆存档。

第十七条  印章管理人员用印时要留存相关材料。使用学校党政印章和校领导个人名章时，原则上用印单位应在办公自动化系统中上传用印材料电子版以便留存。以学校名义对外签署的合同、协议还应留存纸质版，涉及学校多项工作的综合性合同、协议由学校办公室负责留存，涉及某个单位（部门）职责范围内的合同、协议由该单位（部门）负责留存。

第五章 印章的停用、封存

第十八条  学校各职能部门、直属科研机构、非常设机构印章，学院、直属单位党政印章和业务专用章以及校领导个人名章在名称变更、机构撤销或式样变更时应立即停用。印章停止使用后，使用单位（部门）应在10个工作日内将停用印章送交学校办公室。

第十九条  学校办公室收回停用印章后要做好登记，标明停用印章的印模和停用时间，于10个工作日内将停用印章移交档案馆封存，同时将停用登记记录移交档案馆存档。校领导个人名章不用后原则上应退还给本人，如因工作需要移交档案馆的，须征得校领导本人同意。

第六章  附  则

第二十条  校内各单位（部门）的下属单位（科室）原则上不刻制印章。因工作需要确需刻制印章的，由所在单位（部门）主要负责人审核批准，印章的管理使用参照本办法执行。

第二十一条  因私刻印章、印章管理或使用不当对学校造成损失的，学校将追究当事人、印章管理人员和单位（部门）主要负责人的相关责任，情节严重的移交公安机关依法依规办理。

第二十二条 电子印章主要用于办公自动化系统中，在特定条件下与实物印章具有同等法律效力。电子印章的刻制、更换、使用、保管和废止等参照本办法执行。

第二十三条  本办法由学校办公室负责解释。

第二十四条  本办法自印发之日起施行。

 

  2014年12月2 日