校办字[2012]28号
关于印发《湖北大学档案管理办法》的通知
校内各单位：
现将《湖北大学档案管理办法》予以印发，请遵照执行。
湖 北 大 学
2012年11月6日
校对：鲁双清
湖北大学档案管理办法
第一章 总 则
第一条为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》及其工作规范、《湖北省档案管理条例》等规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条档案工作是学校建设的重要基础工作之一。学校把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第四条学校档案属国家和学校所有，列入学校国有资产管理范围。
第五条学校严格实行单位（部门）立卷归档制度，使档案工作做到：纳入各单位（部门）的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第六条 全校各单位（部门）及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。
第二章 领导体制和机构设置
第七条学校档案工作受上级教育行政管理部门和有关业务主管部门指导，同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第八条学校在校长领导下做好档案工作，由1名校领导具体分管档案工作，并成立湖北大学档案工作委员会。
第九条学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。
第十条 全校各单位（部门）应加强对档案工作的领导，确定1名负责人分管本单位的档案工作，并配备1名专(兼)职档案员，负责本单位（部门）档案的收集、整理、保管和移交工作。
第十一条学校专(兼)职档案员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，原则上应具有本科以上学历并具备一定的档案业务知识，持有档案管理员资格证书。
第十二条档案馆的基本任务
(一) 贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
(二) 组织制定、实施学校关于档案工作的规章制度，指导学校文件材料的预立卷和立卷归档工作，并负责监督和检查；
(三) 负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；
(四) 开展档案的开放和利用工作；
(五) 负责编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源；
(六) 参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；
(七) 建立和健全全校档案工作网络，负责对全校档案员进行业务培训；
(八) 开展档案宣传工作和利用者教育活动；
(九) 开展档案学术研究和交流活动；
(十) 采用先进科学技术，逐步实现档案管理的现代化；
(十一)完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。
第十三条 全校各单位（部门）档案员工作职责
(一) 贯彻执行学校档案工作的政策和规定；
(二) 负责制订本单位（部门）档案工作的规章制度、工作计划，并组织实施；
(三) 参加档案业务培训，并负责本单位（部门）各类文件材料的立卷归档工作；
(四) 集中保管本单位（部门）档案，并按有关规定向档案馆移交档案；
(五) 负责本单位（部门）档案的完整、准确、系统、安全和保密。
第三章 经费、设备和库房
第十四条 档案馆所需经费单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各单位（部门）应对本单位（部门）档案工作所需经费予以支持。
第十五条学校有计划地为档案馆配置复印、录音、录像、照相、扫描、缩微、恒温、恒湿等适应档案现代化管理需要的设备，如计算机、图像扫描仪、复印机、摄像机、照相机、电视机、音响、空调、去湿机、密集架等。
第十六条学校充分考虑档案的发展规模，以及档案现代化管理需要，为档案馆提供专用的、符合《档案馆建筑设计规范》要求的档案库房。
第十七条 全校各单位（部门）要为本单位（部门）档案室配备专柜和专人保管档案，有条件的配备档案专用库房。
第四章 档案的管理
第十八条 学校档案必须由档案馆实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第十九条 全校各单位（部门）的档案员，在档案整理完毕后必须按有关规定向档案馆移交。
第二十条档案馆负责收集和接收职权范围内对学校和社会有保存价值的不同载体的各类档案。对国内外与学校有关的其它具有保存价值的材料，可按征集、代管、受赠等方式处理。
第二十一条档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
第二十二条档案馆和各单位（部门）应指定专人负责档案的统计工作。
第二十三条档案馆应定期组织档案的鉴定和销毁工作。
第二十四条档案馆和各单位（部门）应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，遇有特殊情况，应立即向有关领导或部门报告，及时处理。
第二十五条档案馆和各单位（部门）应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。
第二十六条保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法和《湖北大学涉密档案管理办法》的规定，并征得学校保密委员会的同意方可办理，并设专柜、专人保管。
第二十七条学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案馆的人员参加。有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
第二十八条档案馆和各单位（部门）应采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。
第五章 档案的利用和公布
第二十九条 档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。
第三十条 档案的公布，是指首次向全校和社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。
第三十一条档案馆应按照国家的有关规定，制定开放档案的计划和实施方案，报请上级有关主管部门审定后，定期向全校和社会公布开放档案目录。对于涉及学校重大利益的档案，以及其他已到开放时间但仍不宜开放的档案，经学校批准，可以延期开放。
第三十二条 利用学校开放档案的单位或个人应遵循《湖北大学档案借阅利用制度》的有关规定，未经档案馆或档案所有者的同意，不得擅自公布档案。
第三十三条 利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
第三十四条档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，提供检索工具、阅览室和复制设备。
第三十五条 属于集体所有、个人所有以及其他不属于学校所有的对学校和社会具有保存价值的档案，其所有者向社会公布时，应当遵守国家有关保密的规定，不得损害学校、社会、集体和其他公民的利益。档案馆对寄存档案的公布和利用，应当征得档案所有者同意。
第三十六条档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品或复制件代替原件。档案缩微品或复制件载有档案馆法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。
第三十七条 根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条规定，档案馆在提供社会利用档案时，可收取一定费用。
第三十八条未开放的档案，仅供学校内部利用。
第六章 奖励与处罚
第三十九条建立全校档案工作检查评比制度。有下列情形之一的，由学校给予表彰和奖励：
(一)对档案的收集、整理、利用做出显著成绩的；
(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
(三)对档案学研究做出重要贡献的；
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条 有下列行为之一的，由学校责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依纪给予行政处分：
(一) 将公务活动中形成的应当归档的文件资料据为己有，拒绝或不按时交档案机构、档案工作人员归档的；
(二) 拒不按照学校规定向档案馆移交档案的；
(三) 违反国家和学校规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的;
(四) 不按照国家规定开放档案的；
(五) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
(六) 档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；
(七) 擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的；
(八) 涂改、伪造档案的。
第七章 附 则
第四十一条 会计档案的管理办法，遵照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行。
第四十二条 本办法由湖北大学档案馆负责解释。
第四十三条 本办法自公布之日起施行。
